Многие привыкли, что любое мероприятие имеет хотя бы 1 листочек А4 со сценарием и таймингом. А что, если сделать ивент полностью свободный от обязательной программы, где тайминг есть только у кавер-группы и почасовой аренды площадки?

Какие плюсы у формата без сценария?

• На такое мероприятие невозможно опоздать
• Все успеют вынести с мероприятия необходимый себе максимум.
• Гости успеют пообщаться со всеми, с кем нужно.
• Создается ощущение свободы и расслабленности, располагающее к общению.

Такой формат более чем реален и достаточно эффективен для достижения определённых целей. Ответим на два наших любимых вопроса: зачем и как.

Зачем?
Такой формат отлично подойдет заказчикам, перед которыми стоит задача наладить неформальные связи между их сотрудниками и партнерами. Когда гости мероприятия уже так или иначе знакомы между собой, и нет задачи их искусственно сводить друг с другом. Например, для мероприятия, на котором гости впервые сталкиваются с брендом компании, этот формат – не лучшее решение, ибо в таком случае требуется минимальная самопрезентация для гостей, на основе которой будут строиться диалоги этого вечера. Аналогично такой формат работает в отношении внутренних мероприятий. Очередной корпоратив для команды, которая вместе уже не первый год, - да. Первый корпоратив после слияния нескольких структур, не работавших вместе, - нет.

Как?
То, что мероприятие не имеет строгого сценария, не означает, что все изначально пущено на самотек. Есть целый ряд моментов, на которые нужно не забыть обратить внимание. Они покажутся очевидными опытным организаторам, но повторение – мать учения)

1. Интерактивные станции. Удерживать гостей 5 и более часов на площадке только едой и барной зоной трудновато, поэтому важно предусмотреть пропорциональное количеству гостей количество точек с различными активностями. Кстати, у нас есть отдельная статья о том, как подобрать интерактивы на мероприятие.
2. Формат кейтеринга – однозначно, фуршет со свободной рассадкой по площадке. Гости мероприятия все время циркулируют, поэтому у них должна быть возможность взять закуски и бокал игристого с собой и отправиться в любую, привлекающую их зону.
3. Площадка должна быть просторной, с учетом площади под активности. То есть, если вы ожидаете 150 гостей, то площадка в фуршетном формате должна вмещать не менее 200–250 человек.
4. Ведущий все равно нужен. На таком ивенте необходим человек, который расскажет гостям о всех имеющихся развлечениях и будет вовлекать их в происходящее в разных местах.
5. Минимальная вводная часть. Хоть мы и говорим о том, что это мероприятие без сценария и обязательной программы, все равно должна быть минимальна вводная часть от представителя компании, которая собрала всех этим вечером, чтобы гости ощутили, что они здесь не просто так и их рады видеть.
6. Бейджи для гостей. Мы уже упоминали, что такой формат прекрасно подходит для нетворкинга. Чтобы сотрудникам было проще идентифицировать партнеров, обязательно нужны бейджи.
7. Тайминг без тайминга. У таких ивентов нет программы, но организатор всегда знает, во сколько должны подать холодные и горячие закуски, во сколько выступает кавер-группа, и заканчивает свою работу мастер-класс. А самое главное, он знает, когда нужно довести всеобщее веселье до пика, а когда нужно сбавлять темп, намекая, что пора расходиться. Хороший диджей и его плейлисты в помощь.

Реальный кейс
За работой и интересными проектами не заметили, как лето подошло к концу. Но пока мы еще не перевернули календарь и не увидели там 3 сентября, хотим рассказать вам о крутом летнем мероприятии без сценария, которое мы сделали в июле для команды Финтех Яндекса (Пэй, Сплит и ID)
18 июля прошел B2B Пикник от Яндекс Финтеха. Ребята пригласили партнеров провести вместе вечер посреди рабочей недели. Все мероприятие от активностей до визуала было выдержано в летнем настроении. А сама концепция называлась Day Off.
Мероприятие длилось 8 часов, и за все это время никто не заскучал. В распоряжении гостей была площадка с большим уличным пространством. Их ждали летние мастер-классы (роспись панамок и приготовление летних коктейлей), пивное казино, настольные игры, огромный настольный футбол, мини-гольф, несколько лаундж зон с кальянами и многочисленные локации для фото, включая уникальный сухой бассейн с брендированными шариками. Для гостей играл крутой диджей, и выступила кавер группа «The Party!». А кульминацией вечера стало караоке на огромном экране. Караоке, мы, кстати, тоже забрендировали фирменным водяным знаком, чтобы никто не забывал о хозяевах вечера.
Готовясь к данному мероприятию, мы учли все 7 пунктов, описанных выше, и даже больше. Но всех секретов мы раскрывать не будем)
В заключении хотелось бы сказать, что иметь четкий сценарий – это круто и большинство мероприятий без него не состоялись бы, но иногда можно позволить себе немного управляемого хаоса.