Событийный год только начался, а непрерывный поток запросов на самые разные проекты уже успел вдохновить нас на создание краткого гайда по написанию технических заданий для агентств.

Наш гайд основан на довольно известной механике измерения эффективности мероприятий - методологии Event ROI. Более 20 лет назад ее предложили Джек Филлипс и ROI Institute Inc. Данный инструмент прекрасно применим для процесса написания ТЗ для вашего любимого MICE и event агентства.

УРОВЕНЬ 0. Целевая аудитория. Базовый нулевой уровень — правильный выбор целевой аудитории. Расскажите агентству, для кого вы хотите провести мероприятие. Для клиентов или сотрудников? Для миллениалов или бумеров? Для мужчин или женщин?

УРОВЕНЬ 1. Среда. Мероприятие нельзя отделить от среды, в которой оно происходит. В среду входит как само пространство, где проходит мероприятие, так и всё, что воздействует физически или эмоционально на участников. Направьте агентство в нужное русло. Должен это быть ивент в элитном загородном клубе или вечеринка в самом модном баре Москвы? Участники инсентив программы хотят проживать в отеле 5 звезд, где все включено, или это ребята, готовые ночевать в глэмпинге в горах ради уникальных впечатлений?

УРОВЕНЬ 2. Навыки и знания. Что должны узнать или испытать участники на мероприятии, чтобы изменить свое поведение и действовать в нужном русле? Агентству при составлении программы важно понимать, на чем делать акцент: командообразующих активностях, деловых встречах и переговорах или развлечениях, которые подчеркнут ваш статус и статус ваших гостей.

УРОВЕНЬ 3. Действие. То действие, которое участник должен совершить на мероприятии или позже благодаря этому самому мероприятию. Поделитесь с агентством вашей истинной мотивацией к проведению события. Чего вы на самом деле хотите? Чтобы сотрудники проявили больший уровень вовлеченности? Или чтобы клиенты захотели купить больше вашей продукции и подписали контракт прямо за банкетным столом? Агентство сможет подобрать элементы мероприятия так, что ваша настоящая цель будет достигнута.

УРОВЕНЬ 4. Вклад. Это результат физического действия, которое совершают участники в определённый период после мероприятия. После каждого события важно не забыть, зачем оно было проведено и зафиксировать результат. Например, после клиентского дня ваши продажи выросли на 20%. Определите ключевые элементы мероприятия, благодаря которым вы смогли этого добиться, и включите эти элементы в ТЗ на следующий проект, чтобы агентство заранее знало, что каждый бокал хорошего игристого для ваших гостей – это плюс одна причина развивать сотрудничество.

УРОВЕНЬ 5. ROI. (Return on Investment). ROI – это способ выражения прибыли, принесенной мероприятием.

ROI=(TI–C):C×100%, где TI – общий доход от вложений; С – затраты.

Для агентства на данном уровне важны именно затраты. Если бюджет оговорен заранее, на этапе предоставления ТЗ, то агентство сможет предложить наиболее финансово подходящую для вас концепцию.

Проработка каждого из уровней увеличивает не только шансы того, что агентство справится со своей задачей быстрее и лучше. Но и гарантирует, что...